Strategi Pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi

Strategi Penyusunan Peta Jabatan, Analisis Jabatan, dan Analisis Beban Kerja Pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pengelola perpustakaan khususnya Perpustakaan Perguruan Tinggi perlu merumuskan Peta Jabatan, Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja yang tepat. Hal ini bertujuan agar dapat mengukur kebutuhan dan ketersediaan SDM pustakawan, pengembangan karir pustakawan, serta agar program yang disusun dapat berjalan dengan efektif, efisien, sinergis dan berkelanjutan. Pimpinan perpustakaan diharapkan dapat membuat peta jabatan dan mengoptimalkan seluruh komponen dalam perpustakaan untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Untuk mencapai tujuan tersebut dan memperkaya wawasan pengelola perpustakaan di Indonesia mengenai penyusunan Peta Jabatan, maka Perpustakaan Universitas Indonesia menyelenggarakan Webinar Nasional yang bertemakan “Strategi Penyusunan Peta Jabatan, Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja Pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi” pada Kamis (17/11). Dalam webinar nasional tersebut hadir dua orang narasumber, yaitu Kepala Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN, Badan Kepegawaian Negara, Aidu Tauhid, S.E., M.Si.; dan Pustakawan Universitas Indonesia, Luluk Tri Wulandari, M.Hum.

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI, Prof. Dr. rer. nat. Abdul Haris, M.Sc., memberikan dukungan terhadap webinar internasional yang diselenggarakan. Menurutnya, “Peta jabatan sangat penting untuk menggambarkan kebutuhan jabatan di perpustakaan dan perguruan tinggi, untuk memastikan jumlah pustakawan yang ideal dalam menunjang serta menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya dalam kebutuhan organisasi dengan tetap selaras dengan visi dan misi dari perpustakaan perguruan tinggi. Diharapkan melalui webinar nasional ini dapat memberikan manfaat dan pengetahuan mendalam bagi para peserta khususnya terkait penyusunan peta jabatan, analisis jabatan, dan analisis beban kerja pengelola perpustakaan perguruan tinggi bagi perpustakaan terutama bagi perpustakaan perguruan tinggi,” ujar Prof. Haris.

Peta jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal, menurut struktur kewenangan tugas dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Kemudian pengertian analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan. Sedangkan, analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja yang digunakan atau dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu.

Kepala UPT Perpustakaan UI, Mariyah, M.Hum., menyebutkan, “Pengelola perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi perlu merumuskan peta jabatan, analisis jabatan, dan analisis beban kerja yang tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Hal ini bertujuan agar dapat mengukur kebutuhan dan ketersedian SDM, pegembangan karis kepustakwaan, dan program yang disusun dapat berjalan secara efektif, efisien, sinergi, dan berkelanjutan.”

Dalam kesempatan tersebut, Kepala Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN – Badan Kepegawaian Negara, Aidu Tauhid, S.E., M.Si., memaparkan materi terkait pemetaan jabatan, analisis jabatan, dan arah kebijakan dalam Prioritas Nasional VII RPJMN 2020-2024. “Ada 5 unsur yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan peta jabatan, yaitu (1) Struktur Jabatan, (2) Beban kerja unit organisasi, (3) Jumlah pegawai yang ada, (4) Kebutuhan pegawai; dan (5) Kelas Jabatan. Sinkronisasi dalam pertimbangan keinginan juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan keuangan; untuk menghindari inkonsistensi. Pada makna komunikasi dalam pengelolaan perpustakaan, komunikasi merupakan satu kesatuan yang meliputi kesepahaman, kesepakatan, dan kebersamaan di dalam pengelolaan perpustakaan,” kata Aidu.


Narasumber selanjutnya, Luluk Tri Wulandari, M.Hum., menambahkan penjelasan penyusunan dengan memberikan contoh peta jabatan, analisis jabatan, dan beban kerja. “Dalam analisis beban kerja sebagai seorang pustakawan, kita memiliki sebuah pedoman yaitu butir kegiatan pustakawan yang menjadi acuan dalam analisis beban kerja. Maka, akan ada penghitungan yang dimana secara sistematis dapat mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja untuk menghitung kesesuaian kebutuhan kerja tersebut,” kata Luluk.